Obtener datos de Excel en One Drive Personal con Power BI

No es precioso tener una cuenta One Drive Bussiness para poder aprovechar los beneficios de los servicios de almacenamiento en la nube . Y en  el caso de One Drive Personal  es perfectamente posible conectarse  desde  Power BI Desktop y  obtener  datos para construir sus modelos de negocios  y lo mejor de todos estos se actualizan al modificar los datos desde la nube.   Veamos como:

Paso  1 

Cree  su archivo de datos ,  aquí  utilizaremos un archivo en  Excel con datos de la empresa ficticia “ Adventure Works “

Paso 2 

Suba el archivo al servicio  One  Drive Personal.

Paso 3

Comparta el archivo,  esto para que pueda ser modificado por un tercero

Paso 3.1

Paso 4 

Usa la función insertar , para obtener un enlace  al servicio  One Drive  en en la Web , para  que el archivo pueda  ser abierto por Power BI Desktop

Paso 4.1         

Paso 5 

 Es necesario modificar el código del enlace .  En este link se puede descargar el archivo  .doc  con las instrucciones para modificar el código

https://1drv.ms/w/s!Av1pnYxpaKn8iiLZr7GOIkCRMBkm?e=2KcaMz

Paso 6  

En Power Bi  Desktop , en la pestaña de conexión (Get data  )  seleccione  importar datos de la WEB .  Aquí se abrirá una caja de dialogo donde deberá  pegar el enlace del link obtenido en el paso anterior

Paso 6.1

Paso 7  

Esto abrirá una conexión con el archivo en One Drive , lo que permitirá cargar sus datos y poder utilizarlos para la construcción del modelo.

              

Paso 7.1

Paso 8 

Lo interesante es que si los datos de este archivo , son modificados   desde One Drive ,  estos se actualizaran de forma automática en Power Bi cuando haga un “refresh “ del modelo

Para finalizar les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iik3WxHxc_5_Ylzf?e=pEZOeJ

 

Anexar Consultas (Append Query ) en Power Bi Desktop

La “luna de miel “ ,  cuando estamos aprendiendo Power Bi Desktop ,termina cuando los datos que nos suministran no están en condiciones para ser  modelados y poder construir reportes que se adapten a nuestros requerimientos o de las organizaciones donde prestamos servicios .   Es necesario realizar un proceso de  depuración y transformación de los datos  conocido , por sus siglas en Ingles ,  como ETL ( Extract , Transform and   Load)  o como a veces, en son de chiste , me gusta llamarlo “ Estrés Total Laboral “ .

Porque a veces poner los datos a punto para iniciar los procesos de modelado y visualización , por muchísimas razones es una tarea muy critica y a juicio de muchos entendidos en el  tema de inteligencia de negocios es el aspecto  que más impacta las implementaciones de BI en las organizaciones.

Afortunadamente , Power Bi Desktop incluye una especie de navaja suiza que es  el editor de consultas o o Power Query Editor el cual contiene toda una serie de funcionalidades suficientes para adecuar la data y dejarla en condiciones de poder construir reportes con información de valor .

Una de estas herramientas el “ Append Query “ o Anexar Consultas en español  .  Este nombre que puede confundir no es mas  que unir los datos de dos o mas tablas en  una.  Siempre y cuando las columnas de las tablas a unir   tengan  idéntico nombre  , esto como una condición indispensable. 

Como funciona Append Queries ?

Vamos a ilustrar con un caso practico ,  de como podemos sacar provecho a esta herramienta en un escenario de los tantos que pueden presentarse .  

En el modelo de datos que se muestra a continuación la  tabla «ventas » requiere ser actualizada con los datos de los años 2011 y 2012 los cuales se encuentran en dos tablas ,  las cuales fueron suministradas en fecha posterior a la construcción del modelo . El ejercicio consiste en agregar los datos de estas tablas a  «Ventas» y actualizar el modelo de datos.

 Para ello usaremos la función  Append (Anexar ) la cual se encuentra en el editor de consultas (Power Query Editor ) 

El primer paso  es verificar que las tablas a unir, tengan la misma cantidad de columnas y los nombres de las columnas sean idénticos , esta ultima condición es indispensable .   Otro requisito es que las tablas que serán anexadas , en este caso (2011 /2012 )  no permitan actualización y no tengan relaciones activas en el modelo.

 

Con esto , anexemos los datos del año 2011 , ingrese al editor de Power Query y marquemos la tabla a la cual deseamos anexar o agregar datos .  En este caso «ventas «

 

Dentro de Power Query ,  seleccione Append Queries y seleccione la primera opción , que agregara los datos a la tabla existente  «ventas »   esta opción conserva la tablas de origen .

 

Se abre un cuadro de dialogo donde escogera la tabla  con los datos que desea  agregar a la tabla ventas en este caso   ventas_2011

 

Luego actualice los cambios y cierre el editor  .   Con esto se actualizara el modelo con las ventas del 2011 lo que podrá verificar en el reporte. 

 

Repita el procedimiento anterior para anexar los datos de ventas del año 2012  para completar el ejercicio.  Podra comprobar que el modelo esta actualizado al año 2012.   En este ejercicio se conservan las tablas de origen.  En la practica pueden ser borradas si les molestan o afectan el rendimiento  del modelo.

 

Les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iVhxY30-yJhqgLaN?e=y44pK9

Como ayuda un sistema CRM a ganar más clientes

Hoy en día, son pocos los que dudan , sobre las ventajas  de contar con el apoyo de una aplicación CRM  ( Customer Relationship Management ) a la hora de captar clientes, sobre todo cuando se trata de nuevos emprendimientos . 

En  Internet hay cualquier cantidad de información disponible sobre este tema.  Pero a veces los contenidos son muy extensos o se hace un poco difícil entender los conceptos. Sin embargo hay algunas publicaciones , que te permiten sin tener que leer  tanto, comprender muy bien   algunas de las ventajas de los CRM.

A continuación voy a compartir un interesante post publicado en el portal  «Mujeres de Empresa »  y  escrito por  Andrea  Gil . Este es el link  http://www.mujeresdeempresa.com/usar-crm-para-ganar-clientes/

“  ¿ Cómo ganar nuevos clientes ?   es quizá la pregunta más recurrente entre emprendedores. Ya que incrementar la base de datos de los clientes, es sin duda, un desafío para cualquier empresa, pero, sobre todo, para las empresas que apenas se están dando a conocer en el mercado.

A la hora de implementar estrategias para conseguir nuevos clientes, es importante contar con mucha paciencia y con un buen sistema CRM que permita trabajar efectivamente a la hora de gestionar las relaciones con los clientes.

Quienes han leído sobre sistema de CRM, saben que es una herramienta tecnológica que permite tener una visión global de los datos y todas las actividades básicas para la gestión de la relación con los clientes (CRM).

Para entender mejor todo este rollo del CRM, lo mejor es aclararlo con un ejemplo práctico que nos explique cómo un sistema CRM puede ayudar en la adquisición de nuevos clientes y cómo las pymes y emprendedores pueden sacarle el máximo provecho a esta herramienta de CRM.

Una de las estrategias más implementadas por las empresas para la obtención de nuevos clientes es la llamada en frío, lo que implica dirigirse a un público totalmente desconocido para convencerlo de adquirir los servicios y productos que ofrece la empresa. Algo que no es nada fácil hacer, y que, además, si no se toman las medidas adecuadas, sólo será una pérdida de tiempo y de dinero.

Las dudas que más se oyen al respecto, incluso de vendedores expertos son:

¿Cómo debo empezar la conversación?

 ¿Debo preguntarle sobre su negocio o hablarle directamente de mi propuesta?

¿Cómo puedo persuadirlo de comprar mi servicio?  

¿Será que le molesta al cliente si lo llamo?

 

La adquisición de clientes en frío es una ciencia en sí misma. Además de resolver estos interrogantes, es necesario tener un conocimiento previo de la persona a la que llamamos, saber persuadir y negociar.

El éxito de las llamadas en frío dependerá del estudio previo del público al que se decida llamar por teléfono, ya que con llamar a una simple lista de contactos no es una buena idea. Es mucho más práctico, comprobar antes de la llamada si vemos un cliente potencial dentro de esta lista y la relevancia de cada uno de los contactos para nuestra empresa.

Quizá esto haga que el proceso de adquirir nuevos clientes sea un poco más largo y requiera de mucho tiempo en este primer paso. Sin embargo, si queremos tener éxito a la hora de vender, es necesario ser pacientes. Así, al hablar con el cliente, podremos dirigirnos de una forma mucho más personalizada. Por lo que debemos tener a la mano un sistema CRM que nos permita almacenar la información de los contactos e identificar el enfoque correcto para dirigirnos a cada uno de los clientes.

 

Ejemplos de aplicación de un sistema CRM

Ejemplo 1

Cecilia es una emprendedora que trabajó muchos años como freelancer, durante ese tiempo recibió llamadas de empresas que querían convencerle de adquirir un servicio o comprar un producto. Entre esas llamadas, recibió una en la que le ofrecían uniformes para sus empleados. Y aunque a simple vista en el sitio web se podía apreciar que ella era una mujer autónoma, al ella contestarles que no estaba interesada, los que la llamaron, le preguntaron, que si podían comunicarse con el director general.

En este caso, Cecilia optó por terminar la llamada, porque sentía que la persona no tenía ni la más remota idea de con quien hablaba y sólo le interesaba vender un producto, que ella claramente no necesitaba.

¡Si las empresas no quieren arruinar una posible venta en el primer minuto de la llamada, es importante que sepan desde el principio quién es la persona al otro lado de la línea! Por lo que es fundamental, en este caso, contar con un sistema CRM que nos permita recopilar los datos necesarios para llegar mejor al cliente. Si la persona que llamó en el caso anterior, hubiese usado un software de CRM, probablemente ni siquiera la molestia de llamar y perder el tiempo.

¿Para qué necesitaría Cecilia uniformes para empleados? Esta oferta quedaría bien con una empresa tradicional con 50 empleados o más. Cuando se emprende normalmente se invierte en cosas que realmente necesita para el crecimiento de la empresa.

Otra de las ventajas del sistema CRM en la adquisición de nuevos clientes es poder visualizar los contactos que cumplen determinados criterios en cuestión de segundos, por ejemplo, en este caso la empresa que llamó a Cecilia, pudo a ver clasificado a sus contactos por el tamaño de la empresa (pequeñas, medianas y grandes), con el fin de identificar anticipadamente cuáles son los clientes potenciales y cuáles no, ahorrando tiempo en llamadas innecesarias que sólo le harán perder tu tiempo y el de los demás.

Además de saber a quién nos dirigimos, es importante saber cómo debemos dirigirnos a los posibles clientes. Ya que, dependiendo de la persona de contacto, deberemos vender el mismo producto, pero de diferentes maneras.

Ejemplo 2

Imaginemos que tenemos una empresa de eventos corporativos y deseamos ofrecer nuestros servicios a grandes empresas. Si nuestra persona de contacto es un empleado del departamento de personal, podrá comprender la importancia de la oferta recreativa de la empresa para los empleados, ya que esto influirá en la actitud y el buen desempeño de los empleados.

En su función de cumplir bien con su trabajo, el director de recursos humanos es consciente que un evento recreacional, mejorará la integración y el ambiente laboral dentro de la compañía. Sin embargo, dado que no es el gerente de Recursos Humanos quien toma la última decisión, sino la jefa financiera, entonces deberemos cambiar la forma en como le vendamos el producto a ella.

Nuestra estrategia aquí, será proporcionar los datos necesarios para mostrar cómo la empresa se beneficia financieramente si ofrece un evento recreacional a sus empleados. Además, podremos añadir información extra de estudios que demuestren cómo mejora el rendimiento de los empleados cuando se tiene un mejor ambiente laboral y actividades de integración.

Asimismo, si nos dirigimos a la gerente comercial, lo mejor aquí, será persuadirla de por qué debe elegir nuestra empresa por encima de las otras. Aquí por ejemplo podemos brindarle información sobre nuestra experiencia, la calidad de nuestro servicio y la calificación de nuestros clientes.

Este ejemplo muestra claramente lo importante que es dirigirse a las personas adecuadas de la forma correcta si deseamos tener éxito en la obtención de nuevos clientes.

La solución de CRM está diseñada para gestionar los contactos y ayudarte a identificar los contactos adecuados para las llamadas en frío. ya que permite definir los criterios según los cuales, deseamos categorizar nuestros contactos. Ya que dependiendo del producto que ofrezcamos y de la industria en la que trabajemos, los criterios pueden variar.

La clave del éxito está en contar con un gestor de clientes de calidad para la administración de datos de nuestros clientes. Además, un buen sistema CRM se centra en el cliente y en el trabajo colaborativo. Lo que significa que toda la información, incluyendo archivos, citas, notas, proyectos correos electrónicos y negociaciones, se almacenan en la ficha de la persona correspondiente

Permitiendo una visión global de todas las actividades relacionadas con determinado cliente. Además, podemos compartir la información con otros colegas para una comunicación más efectiva y transparente.

¿Qué beneficios trae para mi empresa implementar un sistema CRM?

 Una solución CRM debe ser un sistema práctico y fácil de usar, que sea de calidad y con soporte de ayuda gratuito. Hoy en día las pymes, freelances y emprendedores, cuentan con tecnología especializada para empresas pequeñas e individuales que saben la importancia de direccionar todas sus estrategias en la gestión de la relación con sus clientes (CRM).

 

Como ayuda un sistema CRM a ganar clientes

  1. Mejora el trabajo colaborativo y permite el teletrabajo (home office)

No importa en qué parte del mundo se encuentre nuestra socia o si estamos trabajando desde casa. Los sistemas apoyados en la nube permiten tener acceso a los datos y actividades desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Siempre tendremos acceso a la información y compartirla en tiempo real con los demás compañeros del trabajo.

  1. Todas las actividades relacionadas con el cliente en un sólo lugar

¿Eres de las que crea bases de Excel para guardar los datos de los clientes?, ¿cargas una agenda en tu cartera para tomar nota de lo que quiere el cliente? y luego escribes un E-mail a tus colegas sobre las tareas, citas y actividades pendientes. Esto no sólo es poco efectivo, sino también una pérdida de tiempo total y tiempo es dinero.

La idea de adquirir un sistema de CRM es que encontremos todos los datos y las actividades principales relacionadas con el cliente en un sólo lugar, sin necesidad de buscar el número telefónico del cliente entre los cientos de celdas de Excel, y luego buscar la fecha de la próxima cita dentro de una agenda, que quizá, ya hace mucho no se actualiza.

  1. Clasificación de los públicos

Un software CRM permite crear etiquetas para clasificar y agrupar a las personas y empresas de contacto como mejor se adapte a nuestras necesidades, ya sea por sector, área o por ciudad. La segmentación del público objetivo es vital para implementar con éxito todas las estrategias de marketing y ventas específicas que nos permitirán fidelizar a los clientes e incrementar las ventas.

  1. Protección de datos

Anteriormente un software CRM sólo podía instalarse dentro de una empresa, requiriendo personal con conocimientos en IT. Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos, podemos acceder a un sistema CRM como si ingresáramos a las plataformas de Netflix.

Así que ya no importará si el computador se ha estropeado o si la base de Excel se borró al formatear el equipo, un sistema de CRM mantendrán toda nuestra información con doble copia y protegida contra fuego, agua y robo en servidores de alta calidad ubicados en países que vayan acorde a las regulaciones vigentes en  cada país , sobre la protección y recuperación de datos.

  1. Mejoramiento en el proceso de venta

Mirémoslo de esta forma: al conocer mejor a nuestros clientes, al trabajar mejor en equipo, y al ser más efectivos en las actividades diarias, no habrá nada que nos detenga a la hora de efectuar una venta exitosa.

Un sistema CRM nos ofrecerá una visión general de nuestra situación real y nos permite implementar mejor las estrategias de fidelización y disminuir los tiempos de venta para una mayor efectividad al momento de tener contacto con los clientes.

Conclusiones

Implementar un sistema CRM en nuestro negocio nos permitirá tener un conocimiento cada vez mayor de nuestros clientes para mejorar la fidelización de los mismos y por ende obtener más beneficios con menos esfuerzo.

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