Obtener datos de Excel en One Drive Personal con Power BI

No es precioso tener una cuenta One Drive Bussiness para poder aprovechar los beneficios de los servicios de almacenamiento en la nube . Y en  el caso de One Drive Personal  es perfectamente posible conectarse  desde  Power BI Desktop y  obtener  datos para construir sus modelos de negocios  y lo mejor de todos estos se actualizan al modificar los datos desde la nube.   Veamos como:

Paso  1 

Cree  su archivo de datos ,  aquí  utilizaremos un archivo en  Excel con datos de la empresa ficticia “ Adventure Works “

Paso 2 

Suba el archivo al servicio  One  Drive Personal.

Paso 3

Comparta el archivo,  esto para que pueda ser modificado por un tercero

Paso 3.1

Paso 4 

Usa la función insertar , para obtener un enlace  al servicio  One Drive  en en la Web , para  que el archivo pueda  ser abierto por Power BI Desktop

Paso 4.1         

Paso 5 

 Es necesario modificar el código del enlace .  En este link se puede descargar el archivo  .doc  con las instrucciones para modificar el código

https://1drv.ms/w/s!Av1pnYxpaKn8iiLZr7GOIkCRMBkm?e=2KcaMz

Paso 6  

En Power Bi  Desktop , en la pestaña de conexión (Get data  )  seleccione  importar datos de la WEB .  Aquí se abrirá una caja de dialogo donde deberá  pegar el enlace del link obtenido en el paso anterior

Paso 6.1

Paso 7  

Esto abrirá una conexión con el archivo en One Drive , lo que permitirá cargar sus datos y poder utilizarlos para la construcción del modelo.

              

Paso 7.1

Paso 8 

Lo interesante es que si los datos de este archivo , son modificados   desde One Drive ,  estos se actualizaran de forma automática en Power Bi cuando haga un “refresh “ del modelo

Para finalizar les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iik3WxHxc_5_Ylzf?e=pEZOeJ

 

Anexar Consultas (Append Query ) en Power Bi Desktop

La “luna de miel “ ,  cuando estamos aprendiendo Power Bi Desktop ,termina cuando los datos que nos suministran no están en condiciones para ser  modelados y poder construir reportes que se adapten a nuestros requerimientos o de las organizaciones donde prestamos servicios .   Es necesario realizar un proceso de  depuración y transformación de los datos  conocido , por sus siglas en Ingles ,  como ETL ( Extract , Transform and   Load)  o como a veces, en son de chiste , me gusta llamarlo “ Estrés Total Laboral “ .

Porque a veces poner los datos a punto para iniciar los procesos de modelado y visualización , por muchísimas razones es una tarea muy critica y a juicio de muchos entendidos en el  tema de inteligencia de negocios es el aspecto  que más impacta las implementaciones de BI en las organizaciones.

Afortunadamente , Power Bi Desktop incluye una especie de navaja suiza que es  el editor de consultas o o Power Query Editor el cual contiene toda una serie de funcionalidades suficientes para adecuar la data y dejarla en condiciones de poder construir reportes con información de valor .

Una de estas herramientas el “ Append Query “ o Anexar Consultas en español  .  Este nombre que puede confundir no es mas  que unir los datos de dos o mas tablas en  una.  Siempre y cuando las columnas de las tablas a unir   tengan  idéntico nombre  , esto como una condición indispensable. 

Como funciona Append Queries ?

Vamos a ilustrar con un caso practico ,  de como podemos sacar provecho a esta herramienta en un escenario de los tantos que pueden presentarse .  

En el modelo de datos que se muestra a continuación la  tabla «ventas » requiere ser actualizada con los datos de los años 2011 y 2012 los cuales se encuentran en dos tablas ,  las cuales fueron suministradas en fecha posterior a la construcción del modelo . El ejercicio consiste en agregar los datos de estas tablas a  «Ventas» y actualizar el modelo de datos.

 Para ello usaremos la función  Append (Anexar ) la cual se encuentra en el editor de consultas (Power Query Editor ) 

El primer paso  es verificar que las tablas a unir, tengan la misma cantidad de columnas y los nombres de las columnas sean idénticos , esta ultima condición es indispensable .   Otro requisito es que las tablas que serán anexadas , en este caso (2011 /2012 )  no permitan actualización y no tengan relaciones activas en el modelo.

 

Con esto , anexemos los datos del año 2011 , ingrese al editor de Power Query y marquemos la tabla a la cual deseamos anexar o agregar datos .  En este caso «ventas «

 

Dentro de Power Query ,  seleccione Append Queries y seleccione la primera opción , que agregara los datos a la tabla existente  «ventas »   esta opción conserva la tablas de origen .

 

Se abre un cuadro de dialogo donde escogera la tabla  con los datos que desea  agregar a la tabla ventas en este caso   ventas_2011

 

Luego actualice los cambios y cierre el editor  .   Con esto se actualizara el modelo con las ventas del 2011 lo que podrá verificar en el reporte. 

 

Repita el procedimiento anterior para anexar los datos de ventas del año 2012  para completar el ejercicio.  Podra comprobar que el modelo esta actualizado al año 2012.   En este ejercicio se conservan las tablas de origen.  En la practica pueden ser borradas si les molestan o afectan el rendimiento  del modelo.

 

Les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iVhxY30-yJhqgLaN?e=y44pK9

Estados Financieros con Power Bi Desktop en español

En este momento , casi todas las áreas de negocios están impactadas positivamente por las aplicaciones de Inteligencia de Negocios como Power Bi y Finanzas no es una excepción , aun cuando al principio tenia muchos detractores , mas que todo por reacción natural al cambio . Afortunadamente cada vez, son mas las empresas que aprovechan las ventajas que ofrecen estas tecnologías. Ya es común encontrar en internet muchos recursos gratuitos para que la gente de finanzas puedan entrenarse y comenzar a construir informes financieros de todo tipo , con velocidad y precisión nunca vistos. Yo soy un convencido que Finanzas , será el proceso mas beneficiado, cuando la Inteligencia de Negocios este mas consolidada . Sin embargo , casi la totalidad de estos recursos de aprendizaje están en Ingles y esto se puede considerar normal , para no entrar en detalles .

Hace aproximadamente dos meses , me toco buscar material para preparar un taller de adiestramiento en Power Bi para financieros y conseguí uno muy bueno, publicado por Matt Allington , para mi un verdadero maestro. Aquí les dejo el link

https://exceleratorbi.com.au/build-a-pl-with-power-bi/

En esa ocasión tuve dos desafíos , primero traducir correctamente el post . Por mas que ahora existen los traductores en línea , siempre es un reto traducir el ingles técnico . Y luego el articulo no anexaba los archivos del caso presentado y entiendo perfectamente las motivaciones del autor.

Luego de dos días de trasnocho pude traducir el articulo y adaptar el contenido   a la lengua de Cervantes.  El ejercicio consiste en construir un estado de resultados con datos contables tomados de la base de datos de una empresa ficticia » AdventureWorks Database » creada por Microsoft para propósitos didácticos . Para facilitar el aprendizaje  convertimos la data extraída a tablas de Excel . Al final comparto los resultados con los interesados en navegar por el archivo pbix , es importante destacar que se requiere algo de conocimientos de Power Bi Desktop y Contabilidad. De tener dudas o desean aclaratorias pueden consultar en los comentarios al final del este articulo .

Este es el link de descarga:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iT5_j2m-3WHRbddT?e=rIA21B

Instalar Power Bi Desktop en Windows 10

Ya esta disponible , la versión de  Mayo 2020   y cada día siguen sumándose por  miles los usuarios  que están interactuando con esta poderosa herramienta de negocios  .  Pero siempre  surgen dudas sobre como instalar , por esta razón queremos compartir una guía de como hacerlo en Windows 10  . Si surgen dudas   o desean mayores detalles  puede hacer sus consultas  en los comentarios al final de la publicación . 

Bien comencemos.  Lo primero es descargar la aplicación.  Esto se hace en la pagina de descargas de microsoft  . El link directo es el siguiente:   https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=58494

Es importante destacar que esta aplicación es completamente  gratuita . 

Paso 1  

En la pagina de descarga , seleccione el lenguaje que desea utilizar , en este caso seleccionamos   Ingles  (English ) pulsamos descargar (Download ) 

Paso 2  

Seleccione la versión de Windows 10 que usted posee . En este ejercicio descargaremos para 64 bits . Presione continuar  (next )  para iniciar la descarga.

Paso 3  

Se iniciara la descarga , en este punto es posible se genere una advertencia de seguridad , haga caso omiso y presione  descargar.

Paso 4  

Si no hay problemas , se completara la descarga . Verifique en la sección de descarga de Windows , para visualizar el archivo ejecutable  PBIDesktopSetup_64.exe 

Paso 5  Iniciar la instalación

Ejecute el archivo como administrador y siga los pasos indicados por el asistente de instalación.

Paso 6  

Seleccione el idioma  , en este ejercicio usaremos Ingles (English)  presione continuar (Next) 

Paso 7  

El asistente inicia la instalación , presione continuar (Next)

Paso 8  

Acepte las condiciones de la licencia y presione continuar.

Paso 9  

Indique la carpeta de destino o acepte la recomendada por el asistente . Presione continuar.

Paso 10  

Presione Instalar (Install ) para iniciar el proceso.

Paso 11  

Se inicia la instalación .

Paso 12  

Completada  la instalación , presione finalizar (Finish ) para entrar a la aplicación. 

Paso 13  

La aplicación se inicia .  Es importante señalar que este software , por sus características, consume muchos recursos del procesador de su equipo.  Es altamente recomendable que su computador disponga un procesador no menor  a un Intel CORE i5  para poder usar la aplicación sin problemas . Este es uno de los costos de la tecnología.  Dependiendo su procesador esta tarea puede tardarse.

Paso 14  

Aviso de entrada , puede marcar  para que no aparezca en futuros inicios .

Paso 15  

¡ Felicitaciones ! ya esta completada la instalación . Solo recomendamos ejecutar un ultimo paso , dado que a futuro le sera muy útil.  Y no es mas que conocer la versión instalada de Power Bi Desktop.

Paso 16  

En este menú en la sección » Acerca de »  (About )  podrá conocer la versión instalada de PBID.

Paso 17  

Esta es versión de Power Bi instalada en su equipo . En la medida que se familiarice con la aplicación , entenderá porque es importante conocerla .

Paso 18  

Listo  ,  ya puede utilizar Power BI Desktop . Bienvenido al futuro de los datos  .  Esta nuestra primera  publicación sobre esta aplicación de negocios .   En una  próxima entrega les explicaremos como usarla .  

Para finalizar 

Les dejo el vídeo  para facilitar la comprensión  del contenido . Quedamos atento a sus comentarios.

El reto de los datos: una rapida mirada al BI

Quiero compartir con ustedes este excelente articulo que encontre en el portal «Data Discovery Solutions» a continuacion les dejo el link:   https://www.dds.pe/reto-los-datos-una-rapida-mirada-al-bi/

En los últimos años, a medida que la tecnología avanza y las áreas de negocios utilizan modernas soluciones para el mejor soporte de sus procesos, se ha venido intensificando el uso de conceptos como Data Mining, Data Discovery, Big Data, Data Visualization, Data Science, entre otros, a los cuales las empresas peruanas no son ajenas; tal vez la mayoría de las personas hemos oído los términos; sin embargo cuántos realmente conocemos el significado, entendemos las diferencias entre ellos y cuántos de nosotros hemos podido aplicar dichos conceptos en las organizaciones que representamos.

Actualmente el panorama en los negocios es mucho más competitivo y agresivo que antes, es por esto que una de las soluciones que las organizaciones toma en cuenta es implementar una solución de BI como la herramienta para disponer de información confiable para una mejor toma de decisiones. Sin embargo, antes revisar la herramienta o metodología que vamos a usar, vale la pena tomar en consideración algunos puntos importantes.

Sobre esto, existen tres puntos críticos que usted necesita evaluar primero dentro de su organización antes de encaminarse en un proyecto de BI:

  1. El nivel de compromiso y respaldo del proyecto de la alta dirección.
  1. Cuáles son las necesidades del negocio para implementar un BI.
  1. La cantidad y la calidad de los datos disponibles (Los datos pueden llegar a ser obtenidos de la empresa, departamento o el usuario).

Teniendo claridad sobre esto, podemos pasar a resumir algunos conceptos básicos que parten del BI y cuál de ellos se adapta mejor en organizaciones que recién se inician o que ya están encaminadas y desean ir un paso más allá de la inteligencia de negocios.

Cómo funciona el BI

Podemos decir que el BI utiliza las tecnologías, los procesos y las aplicaciones para analizar datos y procesos de negocios en su mayoría internos y estructurados, los cuales podemos dividir en dos grandes segmentos.

Data Warehouse & Business Intelligence

Uno de los pilares más importantes del BI son los datos obtenidos de un “Data Warehouse” o los “Data Smart” (pequeñas fuentes de datos departamentales). Sin embargo, no todos los “Data Warehouse” se utilizan para inteligencia de negocios, ni todas las aplicaciones de inteligencia de negocios requieren un almacén de datos (hoy en día contamos con tecnologías que, en parte, eliminan la necesidad de un DW, pero no prescinden de ella completamente).

El disponer de un DW nos permite contar con datos confiables sobre todo a un nivel estructurado y granular, preparado para realizar diversas consultas del negocio y lo más importante, disponible para conectar las diferentes herramientas de análisis que existen en el mercado, dando continuidad analítica a la organización durante los siguientes años.

Una de las recomendaciones a seguir es determinar qué tan complejo es el negocio y cuantos cambios puedan darse conforme la organización adopte nuevas estrategias (Su base de datos también verá la necesidad de actualizarse a esos cambios), recuerde, un proyecto de DW puede tomar meses o incluso años, lo bueno es que hoy en día contamos con herramientas que permiten automatizar la integración de diversas fuentes de datos y construir muchos de los procesos de generación de código ETL y hasta el repositorio con datos poblados, reduciendo el tiempo de meses a prácticamente semanas.

Business Intelligence y Business Analytics

Forrester Research define el mercado de la inteligencia de negocios refiriéndose sólo a las capas superiores de los componentes de la arquitectura de un BI, tales como informes, análisis y cuadros de mando que permiten tomar decisiones concretas, obtenidas de los datos generados por los sistemas y procesos transaccionales del negocio.

Thomas Davenport ha argumentado que la inteligencia de negocio debe dividirse en consultas, generación de informes, herramientas de “alerta” y análisis de negocios. En esta definición, análisis de negocios es el subconjunto del BI basado en estadísticas, la predicción y la optimización (conceptos que van mucho más orientados a organizaciones con complejas demandas de requerimientos de información, que van desde encontrar patrones de comportamiento en sus clientes a simulación de escenarios y analítica predictiva).

Además de lo anteriormente dicho, la inteligencia de negocios también puede proporcionarle a su organización un enfoque “pro-activo”, tal como las funciones de alerta se utilizarían para alertar a los usuarios de los objetivos que no se están cumpliendo por medio de los KPI o desarrollar escenarios que partan de modelos matemáticos para realizar analítica predictiva, que es el segundo paso de la inteligencia de negocios.

Herramientas de BI:

Muchas herramientas de BI están disponibles hoy en día y la mayor parte de las organizaciones vienen usando por ejemplo:

  • Hojas de cálculos: Es el tipo de herramienta por excelencia para iniciarse en la analítica de datos, dispone de un buen número de funciones que permitirá a usuarios analistas del negocio responder una serie de preguntas a través de reportes y diferentes objetos visuales para el mejor entendimiento de los datos, pero recuerde, el error humano puede estar presente, campos ocultos, fórmulas y/o cifras que olvidemos eliminar pueden darnos información confusa o errónea. El orden y la concentración son cruciales para no caer en el desarrollo de interminables hojas de cálculo.
  • Software para el desarrollo y presentación de informes y consultas: Estas herramientas son prácticas, rápidas de utilizar a un costo muy asequible, permiten extraer, clasificar, resumir y presentar datos seleccionados desde varias fuentes, que pueden ser hojas desde cálculo, bases de datos o un DW. Estamos seguros de que los usuarios agradecerán contar con datos en un formato y presentación distinta a los ya conocidos y que podemos apreciar en presentaciones de Power Point o Excel.
  • Software para desarrollar “Dashboards”: Un concepto muy importante y la gran tendencia hoy en día, que es la de presentar la información de forma resumida, concisa y, sobre todo, visualmente atractiva. Un tablero de control moderno cumple con presentar lo que vemos en reportes de filas y columnas de millones de registros a objetos visuales de alto impacto que pueden mostrar escenarios complejos, pero de una fácil interpretación y compresión para los tomadores de decisiones. Recuerde, un tablero de control con gráficos y filtros bien diseñado, vale más que mil palabras o la intuición. 
  • Herramientas para “Minería de Datos”: Las herramientas para trabajar minería de datos son muy valiosas, potentes, complejas y son más exclusivas para el segmento corporativo grande y en donde los resultados obtenidos pueden ayudar a mejorar muchos de los grandes procesos internos, analizar escenarios complejos y/o generar nuevas estrategias de negocios para conseguir importantes beneficios. Minería de Datos no es para todos, está reservado a un número limitado de usuarios, especialistas en estadística y preparados para analizar y encontrar patrones en grandes volúmenes y conjuntos de datos. 
  • Software para automatizar el desarrollo de los “Data Marts y/o Warehouse”: La base del BI puro y duro es el DW, por lo tanto toda empresa mediana y grande (incluso pequeña) debería disponer de un segundo repositorio preparado para el análisis, no solo para integrar diferentes fuentes, sino también para contar con datos limpios y adaptar las reglas del negocio para que los tomadores de decisiones puedan disponer de estos en un solo lugar. Contar con un DW le dará una sólida base que le facilitará conectar cualquier herramienta de análisis y sacar el máximo provecho de la información obtenida, además de poder realizar analítica descriptiva y predictiva, dependiendo de la herramienta que use. Tome en cuenta que actualmente ya existen herramientas de automatización de DW, que deberían ser las más recomendables para este tipo de proyectos siempre y cuando el factor tiempo y costo sea una variable muy importante a considerar. 
  • Herramientas para masificación de información: Iniciarse en el BI puede tomar tiempo, esfuerzo y dinero, pero no por ello debemos sentarnos a esperar (Gartner nos recuerda que, durante los últimos 5 años, la analítica ha sido la prioridad de TI y hoy más que nunca las organizaciones necesitan de su implementación). Felizmente, la tecnología facilita cada vez más el desarrollo de nuevas herramientas que están enfocadas a la realidad de muchas empresas, debido a esto es que hoy en día podemos contar con tecnologías económicas que lo ayudarán a implementar un sistema de Reportes y BI completo. Todo esto sin perder la perspectiva de las necesidades actuales de información de las áreas de negocios tales como reportes, tableros de mando, kpi, masificación de información vía web y/o la conexión de los resultados a través del Excel.

Posiblemente para algunas empresas que entiendan bien el concepto y sepan cómo aplicarlo, la solución será adquirir la herramienta más potente del mercado, para otras que recién inician, será mejor entender que adoptar el concepto de análisis de datos toma tiempo y que podemos tomar en consideración realizar progresivamente dicha adopción, buscando la herramienta que más se adapte a nuestras necesidades.

Creemos fielmente que podemos ser prudentes escogiendo una tecnología que permita introducirnos al mundo del análisis de datos de tal manera que nos acompañe en este largo proceso, hasta que hayamos desarrollado conceptos como Reporting y Business Intelligence y podamos avanzar hacia otros conceptos que darán mayores beneficios a la compañía.