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Uso de DirectQuery en Power Bi Desktop

Definitivamente ,  al menos para mi , la parte mas interesante y  retadora  de un modelo de datos es que  una vez desarrollado y puesto en producción . Este se actualice automáticamente, desde el origen de los datos.

Imaginemos , una corporación con sede en Alemania , por dar un ejemplo ,  que tenga una sucursal de ventas en Chile.  La idea es que tan pronto un vendedor en terreno , emita una factura con su aplicación de negocios . El monto de esta venta , podrá ser visualizado en el teléfono o portátil del Gerente Corporativo de ventas en Berlín, cómodamente sentado en un cafe.   (Sin pandemia claro esta ) Esto es una maravilla .  

Esto ya es  posible o al menos faltan muy pocos detalles.

Vamos a ilustrar con un ejemplo,  como se actualiza  en forma automática , un pequeño modelo de datos ,  que tiene como origen   una base de datos en  SQL server .

Paso  1 

Vamos a conectarnos a una base de datos en  SQl   desde una instalación en   Microsoft SQL Server Management Studio . La base de datos se llama “Datos “  y  la data se encuentra en la tabla  “Ventas “

Paso 2 

Para ello nos conectamos a SQL Server desde Power Bi Desktop

Paso 3 

Acceda a la base de datos con sus credenciales y en el modo de conectividad seleccione DirectQuery

Paso 4 

Al conectarse, seleccione la tabla de  la base de datos y cárguelas al modelo

Paso 5 

Luego de conectarse, en la sección de configuración de la pagina , active la actualización automática y coloque el tiempo de actualización . En el ejemplo colocamos 7 segundos

Paso 6

Construya su modelo de datos  y visualice la información  .   Note que las ventas totalizan  14. 8 K hasta el 2010

Paso 7

En el origen de los datos ingrese ventas para el año 2011 por 10,000 $

Paso 8 

¡ Listo ! note el incremento en las ventas luego de  la actualización automática

Para finalizar , les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos .  Quedamos atentos a sus comentarios.

Link de descarga archivo  .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iipB9-ccxx_0MkiN?e=k3zIV0

 

Obtener datos de Excel en One Drive Personal con Power BI

No es precioso tener una cuenta One Drive Bussiness para poder aprovechar los beneficios de los servicios de almacenamiento en la nube . Y en  el caso de One Drive Personal  es perfectamente posible conectarse  desde  Power BI Desktop y  obtener  datos para construir sus modelos de negocios  y lo mejor de todos estos se actualizan al modificar los datos desde la nube.   Veamos como:

Paso  1 

Cree  su archivo de datos ,  aquí  utilizaremos un archivo en  Excel con datos de la empresa ficticia “ Adventure Works “

Paso 2 

Suba el archivo al servicio  One  Drive Personal.

Paso 3

Comparta el archivo,  esto para que pueda ser modificado por un tercero

Paso 3.1

Paso 4 

Usa la función insertar , para obtener un enlace  al servicio  One Drive  en en la Web , para  que el archivo pueda  ser abierto por Power BI Desktop

Paso 4.1         

Paso 5 

 Es necesario modificar el código del enlace .  En este link se puede descargar el archivo  .doc  con las instrucciones para modificar el código

https://1drv.ms/w/s!Av1pnYxpaKn8iiLZr7GOIkCRMBkm?e=2KcaMz

Paso 6  

En Power Bi  Desktop , en la pestaña de conexión (Get data  )  seleccione  importar datos de la WEB .  Aquí se abrirá una caja de dialogo donde deberá  pegar el enlace del link obtenido en el paso anterior

Paso 6.1

Paso 7  

Esto abrirá una conexión con el archivo en One Drive , lo que permitirá cargar sus datos y poder utilizarlos para la construcción del modelo.

              

Paso 7.1

Paso 8 

Lo interesante es que si los datos de este archivo , son modificados   desde One Drive ,  estos se actualizaran de forma automática en Power Bi cuando haga un “refresh “ del modelo

Para finalizar les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iik3WxHxc_5_Ylzf?e=pEZOeJ

 

Anexar Consultas (Append Query ) en Power Bi Desktop

La “luna de miel “ ,  cuando estamos aprendiendo Power Bi Desktop ,termina cuando los datos que nos suministran no están en condiciones para ser  modelados y poder construir reportes que se adapten a nuestros requerimientos o de las organizaciones donde prestamos servicios .   Es necesario realizar un proceso de  depuración y transformación de los datos  conocido , por sus siglas en Ingles ,  como ETL ( Extract , Transform and   Load)  o como a veces, en son de chiste , me gusta llamarlo “ Estrés Total Laboral “ .

Porque a veces poner los datos a punto para iniciar los procesos de modelado y visualización , por muchísimas razones es una tarea muy critica y a juicio de muchos entendidos en el  tema de inteligencia de negocios es el aspecto  que más impacta las implementaciones de BI en las organizaciones.

Afortunadamente , Power Bi Desktop incluye una especie de navaja suiza que es  el editor de consultas o o Power Query Editor el cual contiene toda una serie de funcionalidades suficientes para adecuar la data y dejarla en condiciones de poder construir reportes con información de valor .

Una de estas herramientas el “ Append Query “ o Anexar Consultas en español  .  Este nombre que puede confundir no es mas  que unir los datos de dos o mas tablas en  una.  Siempre y cuando las columnas de las tablas a unir   tengan  idéntico nombre  , esto como una condición indispensable. 

Como funciona Append Queries ?

Vamos a ilustrar con un caso practico ,  de como podemos sacar provecho a esta herramienta en un escenario de los tantos que pueden presentarse .  

En el modelo de datos que se muestra a continuación la  tabla «ventas » requiere ser actualizada con los datos de los años 2011 y 2012 los cuales se encuentran en dos tablas ,  las cuales fueron suministradas en fecha posterior a la construcción del modelo . El ejercicio consiste en agregar los datos de estas tablas a  «Ventas» y actualizar el modelo de datos.

 Para ello usaremos la función  Append (Anexar ) la cual se encuentra en el editor de consultas (Power Query Editor ) 

El primer paso  es verificar que las tablas a unir, tengan la misma cantidad de columnas y los nombres de las columnas sean idénticos , esta ultima condición es indispensable .   Otro requisito es que las tablas que serán anexadas , en este caso (2011 /2012 )  no permitan actualización y no tengan relaciones activas en el modelo.

 

Con esto , anexemos los datos del año 2011 , ingrese al editor de Power Query y marquemos la tabla a la cual deseamos anexar o agregar datos .  En este caso «ventas «

 

Dentro de Power Query ,  seleccione Append Queries y seleccione la primera opción , que agregara los datos a la tabla existente  «ventas »   esta opción conserva la tablas de origen .

 

Se abre un cuadro de dialogo donde escogera la tabla  con los datos que desea  agregar a la tabla ventas en este caso   ventas_2011

 

Luego actualice los cambios y cierre el editor  .   Con esto se actualizara el modelo con las ventas del 2011 lo que podrá verificar en el reporte. 

 

Repita el procedimiento anterior para anexar los datos de ventas del año 2012  para completar el ejercicio.  Podra comprobar que el modelo esta actualizado al año 2012.   En este ejercicio se conservan las tablas de origen.  En la practica pueden ser borradas si les molestan o afectan el rendimiento  del modelo.

 

Les dejo el vídeo  para facilitar  la comprensión  del contenido y el enlace para descargar los archivos . Quedamos atento a sus comentarios.

Link de descarga archivo .pbix:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iVhxY30-yJhqgLaN?e=y44pK9

Estados Financieros con Power Bi Desktop en español

En este momento , casi todas las áreas de negocios están impactadas positivamente por las aplicaciones de Inteligencia de Negocios como Power Bi y Finanzas no es una excepción , aun cuando al principio tenia muchos detractores , mas que todo por reacción natural al cambio . Afortunadamente cada vez, son mas las empresas que aprovechan las ventajas que ofrecen estas tecnologías. Ya es común encontrar en internet muchos recursos gratuitos para que la gente de finanzas puedan entrenarse y comenzar a construir informes financieros de todo tipo , con velocidad y precisión nunca vistos. Yo soy un convencido que Finanzas , será el proceso mas beneficiado, cuando la Inteligencia de Negocios este mas consolidada . Sin embargo , casi la totalidad de estos recursos de aprendizaje están en Ingles y esto se puede considerar normal , para no entrar en detalles .

Hace aproximadamente dos meses , me toco buscar material para preparar un taller de adiestramiento en Power Bi para financieros y conseguí uno muy bueno, publicado por Matt Allington , para mi un verdadero maestro. Aquí les dejo el link

https://exceleratorbi.com.au/build-a-pl-with-power-bi/

En esa ocasión tuve dos desafíos , primero traducir correctamente el post . Por mas que ahora existen los traductores en línea , siempre es un reto traducir el ingles técnico . Y luego el articulo no anexaba los archivos del caso presentado y entiendo perfectamente las motivaciones del autor.

Luego de dos días de trasnocho pude traducir el articulo y adaptar el contenido   a la lengua de Cervantes.  El ejercicio consiste en construir un estado de resultados con datos contables tomados de la base de datos de una empresa ficticia » AdventureWorks Database » creada por Microsoft para propósitos didácticos . Para facilitar el aprendizaje  convertimos la data extraída a tablas de Excel . Al final comparto los resultados con los interesados en navegar por el archivo pbix , es importante destacar que se requiere algo de conocimientos de Power Bi Desktop y Contabilidad. De tener dudas o desean aclaratorias pueden consultar en los comentarios al final del este articulo .

Este es el link de descarga:

https://1drv.ms/u/s!Av1pnYxpaKn8iT5_j2m-3WHRbddT?e=rIA21B

Instalar Power Bi Desktop en Windows 10

Ya esta disponible , la versión de  Mayo 2020   y cada día siguen sumándose por  miles los usuarios  que están interactuando con esta poderosa herramienta de negocios  .  Pero siempre  surgen dudas sobre como instalar , por esta razón queremos compartir una guía de como hacerlo en Windows 10  . Si surgen dudas   o desean mayores detalles  puede hacer sus consultas  en los comentarios al final de la publicación . 

Bien comencemos.  Lo primero es descargar la aplicación.  Esto se hace en la pagina de descargas de microsoft  . El link directo es el siguiente:   https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=58494

Es importante destacar que esta aplicación es completamente  gratuita . 

Paso 1  

En la pagina de descarga , seleccione el lenguaje que desea utilizar , en este caso seleccionamos   Ingles  (English ) pulsamos descargar (Download ) 

Paso 2  

Seleccione la versión de Windows 10 que usted posee . En este ejercicio descargaremos para 64 bits . Presione continuar  (next )  para iniciar la descarga.

Paso 3  

Se iniciara la descarga , en este punto es posible se genere una advertencia de seguridad , haga caso omiso y presione  descargar.

Paso 4  

Si no hay problemas , se completara la descarga . Verifique en la sección de descarga de Windows , para visualizar el archivo ejecutable  PBIDesktopSetup_64.exe 

Paso 5  Iniciar la instalación

Ejecute el archivo como administrador y siga los pasos indicados por el asistente de instalación.

Paso 6  

Seleccione el idioma  , en este ejercicio usaremos Ingles (English)  presione continuar (Next) 

Paso 7  

El asistente inicia la instalación , presione continuar (Next)

Paso 8  

Acepte las condiciones de la licencia y presione continuar.

Paso 9  

Indique la carpeta de destino o acepte la recomendada por el asistente . Presione continuar.

Paso 10  

Presione Instalar (Install ) para iniciar el proceso.

Paso 11  

Se inicia la instalación .

Paso 12  

Completada  la instalación , presione finalizar (Finish ) para entrar a la aplicación. 

Paso 13  

La aplicación se inicia .  Es importante señalar que este software , por sus características, consume muchos recursos del procesador de su equipo.  Es altamente recomendable que su computador disponga un procesador no menor  a un Intel CORE i5  para poder usar la aplicación sin problemas . Este es uno de los costos de la tecnología.  Dependiendo su procesador esta tarea puede tardarse.

Paso 14  

Aviso de entrada , puede marcar  para que no aparezca en futuros inicios .

Paso 15  

¡ Felicitaciones ! ya esta completada la instalación . Solo recomendamos ejecutar un ultimo paso , dado que a futuro le sera muy útil.  Y no es mas que conocer la versión instalada de Power Bi Desktop.

Paso 16  

En este menú en la sección » Acerca de »  (About )  podrá conocer la versión instalada de PBID.

Paso 17  

Esta es versión de Power Bi instalada en su equipo . En la medida que se familiarice con la aplicación , entenderá porque es importante conocerla .

Paso 18  

Listo  ,  ya puede utilizar Power BI Desktop . Bienvenido al futuro de los datos  .  Esta nuestra primera  publicación sobre esta aplicación de negocios .   En una  próxima entrega les explicaremos como usarla .  

Para finalizar 

Les dejo el vídeo  para facilitar la comprensión  del contenido . Quedamos atento a sus comentarios.